Inca folositi hartia in procesele interne? Nu pentru mult timp

Dacă nu ați avut în vedere serios generarea automată de documente, înseamnă că pierdeți în continuare timpul dvs si al echipei cu sarcini manuale. Când automatizați generarea de documente, compania dvs. face primul pas către furnizarea informațiilor de care echipa și clienții au nevoie, chiar și atunci când vi se pare că sunteti intr-un punct mort.

De cand Infinite IT Solutions a implementat primele sisteme care să faciliteze schimbul electronic al documentelor în companii, ne-am gândit că va dura doar câțiva ani pana cand hartia să fie eliminata din afaceri. În situația actuală de blocare a afacerilor din cauza unei pandemii care se ridică la nivel mondial, ne-am asumat provocarea de a încuraja antreprenorii să folosească soluții Infinite Paperless, care elimină cu succes necesitatea de a tipări documente și vă permit să rezolvati probleme de business fără a parasi casa.

Compania respectă politica Paperless. Ce înseamnă asta exact?

Atunci când o companie decide să reducă ușor consumul de hârtie și să reducă la minimum costurile asociate, este de dorit să înceapă cu activitatile care necesită cel mai puțin investiții, adică schimbări în proceduri sau introducerea unei politici de imprimare limitata. Este bine să începeți fiecare acțiune analizând ce tipărim în acest moment. Chiar și doar modificarea fontului unui document va poate economisi până la 30% din costurile de tipărire, ceea ce în cazul unei bănci de dimensiuni medii care tipărește 2 milioane de pagini pe lună, economia este substantiala.

Următoarea etapă este digitalizarea documentelor ale căror copii originale sunt scanate, iar compania folosește versiunea lor electronică. Ultimul și cel mai înalt nivel de îmbunătățire a procesului de afaceri apare atunci când un document, chiar și cel care necesită o semnătură, nu este tipărit deloc. Din punct de vedere legal, acest lucru este complet posibil din iulie 2016, când Regulamentul eIDAS a intrat în vigoare în Uniunea Europeană. Regulamentul extinde domeniul de aplicare a soluțiilor electronice pentru a asigura identificarea și reprezintă un reper pentru înlocuirea semnăturii tradiționale în favoarea soluțiilor IT și a semnăturii electronice.

De la idee la solutie

În zilele noastre, implementarea eficientă a modificărilor care vizează minimizarea consumului de hârtie a schimbat compania pe mai multe niveluri. Pe lângă beneficiile financiare, cele mai interesante modificări se datorează indirect lipsei de hârtie. Se dovedește că atunci când nu suntem atașați permanent la un anumit birou, într-o organizație care a devenit paperless, apar soluții noi, mai flexibile, cum ar fi munca la distanță. Acesta nu este ultimul aspect pozitiv. De asemenea, mediul inconjurator este salvat, cheia unei culturi fără hârtie – lucrați și trăiți în armonie cu natura.

Ce daca stati acasa?

În ultimele decenii, multe procese de afaceri din organizații se desfășoară folosind doar MS Word și Outlook. Analiza inteligentă a direcțiilor și a conținutului corespondenței este de mare valoare în etapa descoperirii procesului și nu o putem trece cu vederea atunci când analizăm nevoile clienților noștri. Soluțiile IT Infinite dezvoltă în mod constant soluții Paperless de câțiva ani. Am creat soluția Infinite Paperless care este cunoscută nu numai utilizatorilor, ci și departamentelor IT. Este un instrument care vă permite să prelucrați documentele în formă electronică. Un instrument în care e-mailurile și documentele sunt semnate electronic.

Avantajele muncii la distanta / home office

Un birou care ne leaga din ce in ce mai putin de document este obiectivul companiilor. Dar, în afară de economiile evidente de costuri și contribuția la reducerea impactului asupra mediului al companiei, trecerea la schimbul de documente electronice are alte avantaje de care unele companii poate nu sunt conștiente inca.

Munca la distanta este mai eficienta cand compania aplica politici paperless

Sistemele de management digital al documentelor sunt mai rapide și mai flexibile decât gestionarea fișierelor pe bază de hârtie. Folosind un sistem de gestionare a documentelor digitale, economisiți timp căutând documente. Informațiile sunt mai accesibile tuturor angajaților. În același timp, este mai ușor să limitezi accesul la documente confidențiale. Documentele digitale sunt disponibile la distanță de oriunde, permițând angajaților să lucreze de la distanță. Deținerea de fișiere digitale îmbunătățește istoricul documentelor, adică este mai ușor să urmărești originea documentelor digitale și să știi când și cine le-a schimbat ultima dată.

O securitate mai buna a documentelor

Securitatea informațiilor stocate în format digital este mult mai mare decât securitatea documentelor prezentate pe hârtie. Pe lângă faptul că este mai ușor să limitezi accesul la informații confidențiale stocate în format digital, back up-ul este, de asemenea, mai ușor și mai ieftin, ceea ce face posibilă (și mult mai ușoară) recuperarea informațiilor în cazul pierderii de fișiere sau a furtului de date. În acelasi timp, documentele pe hârtie sunt mult mai vulnerabile la accidente – pierderi, inundații, incendii și sunt mult mai ușor accesibile terților.

Costuri mai mici

Digitalizarea documentelor are un impact direct asupra reducerii costurilor. Nu numai că societatile nu trebuie să cumpere la fel de multă hârtie ca înainte, ci economisesc și întreținerea imprimantei și cumpărarea pieselor de schimb. Pe de altă parte, dacă toate documentele companiei sunt digitalizate și pot fi trimise prin e-mail, nu mai trebuie să cheltuiți bani pentru trimiterea prin poștă.

Spatiu mai mic pentru stocare

Eliberarea spațiului necesar pentru arhivarea documentelor fizice este, de asemenea, unul dintre principalele avantaje ale unui birou electronic. Sistemul digital de gestionare a documentelor permite companiilor să arhiveze totul în cloud sau pe serverele companiei. Spațiul economisit poate fi utilizat pentru extinderea biroului sau pentru alte scopuri care aduc mai multe avantaje angajaților, cum ar fi un loc de pentru socializarea cu colegii.

Pe scurt

Toate aspectele menționate mai sus îndeamnă tot mai multe companii sa aleaga schimbul electronic de documente în toate procesele de afaceri. La Infinite IT Solutions, suntem deja un birou fără documente de hârtie și credem cu tărie în avantajele sistemelor de scanare a documentelor și a gestionării digitale a documentelor. Pentru a ajuta companiile aflate în situația actuală de pandemie, care sunt obligate să lucreze de la distanță, soluțiile IT Infinite oferă o serie de soluții, nu numai pentru schimbul rapid și sigur de documente, ci și pentru cele care necesită semnătură electronică online. Întreprinderile care folosesc semnături electronice nu trebuie să imprime contracte pentru a trimite semnături prin poștă. În schimb, le pot trimite prin aplicația special dedicată Infinite Paperless, datorită căreia semnatarii – furnizorii sau clienții clienților noștri – ar putea aplica semnătura electronică fără a pleca de acasă.